Todo ano, os atletas beneficiados pelo Bolsa Atleta precisam comprovar que participaram de um campeonato oficial. Para isso, eles devem enviar um documento emitido pela confederação de seu esporte. Na Confederação Brasileira de Remo, este processo era feito de forma manual, tomando muito tempo da equipe.
Assumi esta função 2018 e, após um período de entendimento do processo (que não estava documentado), iniciei a automatização das atividades. De um ano para outro, consegui diminuir o tempo gasto no processo em 50%, sem aumento de custos, e tenho planos para tornar o processo totalmente automatizado.
| Processo Original | Tempo | Processo Novo | Tempo |
|---|---|---|---|
| Atleta preenche modelo em Word baixado do site | 00:03:35 | Atleta preenche formulário online do Google Forms | 00:01:28 |
| CBR recebe os documentos por email como anexos | 00:00:15 | CBR recebe aviso via IFTTT de novo registro no formulário | 00:00:15 |
| Verificação dos resultados esportivos | 00:01:10 | Verificação dos resultados esportivos | 00:01:10 |
| Incluir assinatura e exportar documento | 00:00:15 | Exportar CSV e gerar os documentos | 00:00:04 |
| Enviar documento por email aos atletas | 00:00:50 | Envio por email via script do Python | 00:00:07 |
| Tempo Total | 00:06:05 | Tempo Total | 00:03:04 |
| Tempo para 100 Documentos | 10:08:20 | Tempo para 100 Documentos | 05:06:40 |
Recebimento dos Dados
O processo iniciava com o atleta preenchendo um modelo em Word com seus dados, indicando um evento que participou e depois enviando por e-mail à Confederação. Os problemas identificados:
- Nem todos os atletas tinham acesso ao Microsoft Word, causando erros de formatação no documento ao ser convertido.
- Os atletas cometiam muitos erros ao indicar os eventos. Por exemplo: data de início e fim da competição indicada.
No novo processo, os atletas acessam um formulário do Google Forms onde preenchem seus dados e selecionam em uma lista o evento que participaram. A cada novo registro na tabela, um e-mail é enviado para a Confederação por uma ação do IFTTT.
Resultados obtidos:
- Tempo médio de preenchimento diminui 58%.
- Facilidade para preenchimento (inclusive pelo celular).
- Envio padronizados dos dados (CPF, RG com validação).
- Diminuição de erros na indicação dos eventos.
Verificação de Resultados
Este ainda é o gargalo do processo, pois a CBR não possui um sistema organizado com todos os resultados dos eventos. Cada resultado indicado pelos atletas precisa ser conferido nos documentos oficiais de cada evento. A organização destes dados começou a ser feita e já foi utilizada de forma experimental, mas ainda precisará ser melhor planejada.
A conferência dos resultados foi assumida pelo estagiário da Confederação, assim ele poderia aprender a nomenclatura das categorias de remo, o formato dos resultados e saber onde buscar informações no sistema de registo dos atletas e no site.
Exportação dos Documentos
Com os dados conferidos, o documento já pode ser emitido. No processo antigo, era incluída a assinatura no modelo de Word recebido e depois exportado em PDF. Apesar de simples, era um processo que tomava bastante tempo por ser individual.
No novo processo, como todos os dados estão em uma tabela do Google Forms, eles são baixados em CSV e depois importados em um modelo do InDesign. A função Data Merge permite definir variáveis e exportar rapidamente todos os documentos.
Resultados obtidos:
- Tempo médio do processo diminuiu 73%.
- Documentos padronizados, sem erros de formatação.
- Assinatura incluída no modelo do InDesign.
Envio para os Atletas
O envio das declarações validadas e assinadas, que antes era feito de forma individual por e-mail, foi substituído por um script Python, que roda a partir da linha de comando.
O script busca no servidor local da CBR a lista de solicitações e, para cada solicitação, busca o documento correspondente (conforme o ano e nome do atleta). O documento é enviado por e-mail utilizando a API gratuita do Sendgrid e um registro é adicionado no log de envios.
Resultados obtidos:
- Diminuição do tempo gasto de 50 para 7 segundos.
- Evita erros de digitação nos e-mails enviados.
- CSV com lista e data de todos os documentos enviados.
- Verificação de erros no analytics do SendGrid.
Resultados Finais
O novo processo tornou o trabalho muito mais rápido e menos suscetível a erros. O total de horas gasto para fazer 100 documentos passou de mais de 10h para 5h, uma economia de 50% no tempo. Através do formulário, também foi gerada uma lista atualizada com todas as informações dos atletas. O registo que temos no sistema interno, infelizmente, é pouco atualizado.
- Diminuição de 50% no tempo gasto no processo.
- Aprendizado no uso de Python e da API do SendGrid.
- Aprendizado no uso de Data Merge no InDesign.
- Atletas recebem o documento em menor tempo.
Próximos Passos
- Organizar os resultados anuais dos eventos para gerar as declarações sem necessidade de conferência individual.
- Gerar os documentos utilizando Python com a biblioteca ReportLab. O algoritmo deve conseguir identificar o melhor resultado do atleta no período conforme categoria da Bolsa.
- Pensar nova forma de recebimento dos pedidos, pois o documento só pode ser emitido depois que o Bolsa Atleta é encerrado e essa data varia para cada atleta.